O controle de inadimplência é um processo fundamental para a boa saúde financeira de uma empresa e para que isso ocorra de forma organizada e efetiva, a régua de cobrança aparece como técnica ideal, pois, se feita adequadamente, consegue atingir os resultados esperados, tanto na ordem financeira da empresa, como no bom relacionamento com o cliente.
A régua de cobrança nada mais é do que um processo de mapeamento e documentação de todos os passos tomados desde o início da cobrança do devedor até o recebimento do pagamento. Através dela, a empresa consegue acompanhar de maneira sistêmica em que momento da cobrança está cada cliente devedor para, assim, dar o próximo passo de maneira mais assertiva. Isso deve influenciar no modo como a empresa irá se comunicar com o cliente, através de quais canais de comunicação a cobrança será feita e, até mesmo, o intervalo de tempo entre os dias de cobrança.
Assim, a utilização da régua de cobrança nas grandes empresas é essencial para que haja um melhor controle do fluxo de caixa e as dívidas não acabem sendo esquecidas. O acompanhamento de perto da evolução de cada cobrança faz com que o processo seja mais objetivo e eficiente, trazendo mais resultados para a empresa.
Agora você deve estar se perguntando como colocar isso em prática. A verdade é que o modelo da régua de cobrança irá depender de alguns fatores, como os meios de pagamento e canais de comunicação com o cliente. A seguir apresentaremos modelos de régua de cobrança para três diferentes meios de pagamento.
RÉGUA DE COBRANÇA PARA BOLETO BANCÁRIO
Essa modalidade de pagamento ainda é considerada a mais popular no Brasil e, por depender completamente da ação do cliente, necessita de um maior acompanhamento na régua de cobrança.
1º Passo: Cobrança preventiva
Ao contrário do que muitos ainda pensam, o cliente não deve ser lembrado do pagamento somente após o atraso. Alguns clientes simplesmente esquecem de pagar a conta, por isso um lembrete cerca de 5 dias antes e na própria data de vencimento, pode evitar o aumento de devedores.
2º Passo: Cobrança após o vencimento
Neste momento, as cobranças devem ser feitas com mais frequência. É interessante cadastrar as notificações em 5, 10, 20 e 30 dias após o vencimento, sempre atualizando o boleto para facilitar o pagamento da nova fatura.
RÉGUA DE COBRANÇA PARA CARTÃO DE CRÉDITO
Nessa modalidade a ação de pagamento não depende da ação manual do cliente, já que o pagamento por cartão de crédito costuma ser automático. No entanto, problemas com o limite ou vencimento do cartão podem atrasar o pagamento.
1º Passo: Entender melhores datas de corte de faturas
Apesar de ser um desafio ter o controle desse tipo de informação, um estudo das melhores datas de corte de faturas dos cartões de crédito do seu cliente ajuda muito no momento de saber quando cobrar.
2º Passo: Notificações em tempo real
Nessa modalidade é bastante interessante notificar em tempo real cobranças não efetuadas, sinalizando o motivo de recusa. Notificações de cobrança feitas via SMS são consideradas mais eficientes nesses casos.
RÉGUA DE COBRANÇA PARA DEPÓSITO OU TRANSFERÊNCIA
Nessa modalidade os passos serão similares aos do boleto bancário, pois o pagamento também depende do cliente, porém no caso do depósito o cliente pode selecionar quanto ele pagará à empresa, o que torna a cobrança de juros um pouco mais difícil.
Os intervalos de cobrança podem ser feitos como no caso do boleto, mas é interessante ressaltar que também será cobrado os juros e multas na fatura do mês posterior ao atraso, até que o valor total seja quitado.
Régua de cobrança automatizada
Conseguimos observar que a régua de cobrança facilita bastante no processo de controle de inadimplência e de fluxo de caixa de uma empresa, porém, se feita manualmente pode ocupar muito tempo dos colaboradores, além de correr o risco de deixar o processo demasiadamente burocrático. Por isso, o ideal seria optar pela implantação da régua de cobrança automatizada, onde cada lembrete é enviado automaticamente através dos mais variados meios de comunicação com o cliente. Dessa maneira, a empresa consegue programar as mensagens e datas anteriormente e somente acompanhar os resultados regularmente.
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